Muchos usamos Gmail como nuestro principal proveedor de correo electrónico, sin embargo puede ser mucho más que eso. Gmail es una herramienta perfecta para gestionar nuestra lista de tareas, notas, recordatorios, y muchos otros servicios que le darán un buen empujón a nuestra productividad.

Advertisement

Los navegadores tienden a devorar los recursos del equipo, sobre todo si tienes varias pestañas abiertas en una misma ventana. Durante los últimos meses he dejado de usar aplicaciones de listas o notas, y otros servicios que normalmente se asocian con la productividad. En lugar de eso, he tratado de convertir mi pestaña de Gmail en el centro de mi productividad. Así es cómo funciona.

Utiliza etiquetas para hacer listas y notas

Las etiquetas y el motor de búsqueda de Gmail son una excelente combinación. Es algo que uso regularmente para mantener una lista de emails en una especie de portapapeles.

Advertisement

Imaginemos que recibes un mensaje de texto en Hangouts en el que alguien recomienda un buen video o libro. Puedes etiquetarlo contestando con el hashtag #LeeEsto o #VeEsto. Después, cuando quieras ver o leer algo nuevo, sólo hay que buscar la etiqueta en la barra de búsqueda de Gmail y aparecerán esas recomendaciones.

Puedes crear tus propias etiquetas y compartirlas con las personas con las que convives todos los días. Por ejemplo, se puede usar #ListadeVíveres para saber qué hace falta en tu despensa y compartir esta etiqueta con las personas con las que vives. Incluso si encuentras una buena recomendación en otra red social, sólo hay que incluirla en un e-mail con la etiqueta apropiada. Los resultados de búsqueda de Gmail incluyen emails y ventanas de chat.

También puedes enviarte a ti mismo correos con notas incluyendo la etiqueta #MisNotas en el asunto del correo. Incluso se pueden agregar dos etiquetas para crear subcategorías, por ejemplo: #MisNotas #ReseñaiPhone

Convierte Gmail en un portapapeles

Para convertir Gmail en un portapapeles temporal utilizo una estrategia similar. En nuestro favor juega lo sencillo que es pegar una foto, texto, enlace, archivo o cualquier cosa en Gmail, y poder abrirlo desde otro dispositivo.

Advertisement

Sponsored

Desafortunadamente, esta práctica puede saturar la bandeja de entrada muy rápido. Aplicaciones como Mailstrom pueden ayudar a combatir esta situación, pero este no es el caso. Mi truco para evitar la saturación es usar una etiqueta para este tipo de mensajes también.

Toma poco tiempo escribir #Portapapeles en cualquiera de estos correos. Una vez a la semana busco la etiqueta en Gmail y elimino todo lo que no sirve. Una semana es más o menos tiempo suficiente para que un elemento clasificado con esta etiqueta deje de ser relevante para mi, pero cada quien puede fijar su propio límite de tiempo dependiendo del uso que le de.

Activa el gadget de calendario para organizar recordatorios y agenda

El calendario de Google es bastante bueno para gestionar proyectos y una de las mejores aplicaciones de su clase para equipos de escritorio. El gadget de Google Calendar puede activarse desde Configuración > Labs. Permite ver una lista de eventos por venir, y añadir eventos nuevos con la función Quick Add es realmente fácil y rápido.

Marcar correos para una lista de tareas

Es muy probable que tu bandeja de entrada marque tu ritmo de trabajo diario. No debe convertirse en tu lista de tareas, pero hay formas de añadir correos directamente a una lista de tareas. Lo que yo hago es marcar el mail que contiene algo que debo hacer con una estrella. Después los añado manualmente a la ventana de la lista de tareas de forma que siempre los tengo a la vista.

La parte importante es eliminar la estrella inmediatamente después de añadir el correo la lista de tareas. De lo contrario llegará un momento en el que los elementos marcados serán tantos que no se podrán diferenciar los viejos de los nuevos.

Gestionarlo todo con enlaces rápidos

Quick Links (Enlaces Rápidos) es otro gadget muy útil de Gmail Labs. Básicamente, permite crear enlaces directos a determinados correos o a búsquedas de Gmail. Si lo utilizamos regularmente, nos ahorrará mucho tiempo en búsquedas.

Hasta aquí mis trucos de productividad para Gmail. Mi idea era lograr mejorar el uso que hago del servicio de correo de Google sin tener que instalar un montón de aplicaciones o extensiones. De esta manera puedo disfrutar e la misma experiencia de uso incluso aunque me conecte a Gmail desde otro equipo.

***

Psst! también puedes seguirnos en Twitter, Facebook o Google+ :)