Si estás cansado de gastar todo tu tiempo escribiendo emails, o sintiendo que las peticiones que realizas por dicho sistema nunca son debidamente atendidas, quizá debas utilizar este sistema desarrollado en el ejército para contestar con la máxima eficiencia.

El email está lleno de información superflua que lleva su tiempo procesar y no siempre consigue transmitir correctamente el mensaje. Es el motivo por el que Kabir Sehgal, un veterano de la armada de Estados Unidos y autor del libro Coined: The Rich Life of Money And How Its History Has Shaped Us sugiere que debes adoptar estos consejos que utilizan en el ejército. Comienza usando palabras clave en el asunto de los emails indicando el propósito de los mismos: Sehgal ofrece algunos ejemplos:

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  • ACCIÓN: Es obligatorio que el destinatario realice alguna acción.
  • FIRMAR: requiere la firma del destinatario.
  • INFO: Para emails con motivos meramente informativos, no se requiere acción o respuesta.
  • DECISIÓN: Requiere una decisión por parte del destinatario.
  • PETICIÓN: Busca permiso o aprobación por parte del destinatario. +
  • COORDINACIÓN: Para cuando se requiera cualquier tipo de coordinación con el destinatario.

Ahora el destinatario conoce exactamente la naturaleza y la intención del email. Además de todo ello, Sehgal sugiere que sigas la técnica BLUF (Bottom Line Up Front: lo más importante lo primero, en inglés) para colocar siempre lo más importante nada más comenzar el email. Aquí hay un ejemplo:

BLUF: Efectivo a partir del 29 de octubre de 2013 todos los Documentos de Doctrina de la Fuerza Aérea han sido rescindidos y reemplazados por los volúmenes de doctrina central y los anexos doctrinales.

En cuestión de segundos el destinatario conoce el quién, el qué, el cuándo, el donde y el por qué. Este sistema no solo reduce la cantidad de tiempo que pasas escribiendo email pero también ayuda a que los demás lo ahorren. [vía Harvard Business Review]

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