Trello es una herramienta de gestión de proyectos que hace que la colaboración sea sencilla y, me atrevería a decir, incluso divertida. La realidad es que sirve para casi todo, ya estés organizando proyectos en el trabajo, tareas del hogar, viajes o cualquier otra cosa. Aquí van algunas maneras en las que puedes utilizar Trello para organizarte.

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Cómo funciona Trello (y por qué es increíble)

Un board de Trello es básicamente una página web que contiene listas dispuestas de manera horizontal de modo que puedas apreciar, de un vistazo, todo lo que hay en tu proyecto. Los ítems dentro de las listas, llamados cards, pueden arrastrarse y soltarse en otras listas o reordenarse.

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Las cards individuales pueden contener listas de tareas, imágenes, archivos adjuntos, fechas de entrega, etiquetas de colores y comentarios de otras personas que compartan contigo el board. Puedes tener tanto boards como quieras, utilizar una para "Tareas del Hogar", por ejemplo, y otra para "Planes de dominación mundial".

Es probable que ya te hayas dado cuenta del potencial. Los cards de Trello son como peque√Īos post-its en un tablero de corcho pero en formato digital, de modo que puede buscarse en ellas, compartirlas o a√Īadir recordatorio. Puedes incluso crear cards v√≠a mail.

Trello funciona muy bien en mi caso porque tiendo a pensar de manera muy visual, as√≠ que las im√°genes y las etiquetas de colores funcionan mejor con mi cerebro que simplemente un texto. Aunque soy un gran fan de Evernote para gestionar multitud de informaci√≥n, √ļltimamente me he encontrado volviendo a las listas individuales escritas en papel. Trello es un gran avance de eso, es una de esas pocas aplicaciones que consigue alcanzar un balance entre una interfaz simple y elegante al tiempo que incluye caracter√≠sticas muy potentes y flexibles.

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Se acabaron los halagos, sin embargo. D√©jame ense√Īaros como yo y otros usuarios de Trello lo estamos usando como m√©todo de productividad.

Usando Trello para organizar proyectos y tareas

Quizá el uso más popular y obvio para usar Trello sea como gestor de proyectos y tareas, tanto para el ámbito personal como para la gestión de equipos.

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Implentando GTD en Trello

El m√©todo GTD (Getting Things Done) funciona de maravilla en esta plataforma. Puedes tener boards separados para cada una de tus listas (por ejemplo, un board con "Acciones siguientes" y listas para cada contexto, como @llamadas, y un board con "Alg√ļn d√≠a/Quiz√°" y listas para cada categor√≠a). Tambi√©n puedes hacer como yo (la captura de pantalla arriba), un gran board con todas las tareas archivadas en listas.

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Por ejemplo, mi board incluye:

  • Big Picture/Proyectos: me gusta llevar seguimiento de los proyectos que tengo en ese instante, as√≠ que creo un card para cada uno y le pongo un proyecto. As√≠, cuando veo una tarea relacionada con ese color en otra lista, s√© que es parte del mismo. Tambi√©n a√Īado cards describiendo qu√© significa ada color, porque a veces no recuerdo si Azul pera para personal y Verde para trabajo.
  • Inbox: Descarga todas las tareas que tengas pendientes de tu cabeza a Trello y luego arr√°stralas en las otras listas para priorizarlas y organizarlas. Tambi√©n puedes a√Īadir fechas de entrega, una descripci√≥n m√°s detallada y adjuntar archivos.
  • NextActions: B√°sicamente, lo siguiente que tengo que hacer.
  • En espera: Tareas delegadas o en espera.
  • Alg√ļn d√≠a/quiz√°: Tareas que quiero hacer... alg√ļn d√≠a.
  • Hecho: una vez he completado la tarea, dejo aqu√≠ las cards para ver mi progreso.

Cualquier otra lista y sistema de etiquetas puede funcionar también, claro, por ejemplo utilizando una para "Esta semana" y otra para "Este mes".

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Planea tu semana con listas diarias

Tambi√©n puedes utilizar Trello como planificador semanal, con listas para cada d√≠a de la semana. Por ejemplo, como a√Īadido a mi board de tareas, tengo tambi√©n otro semanal donde planeo qu√© art√≠culos y posts necesito escribir para el d√≠a siguiente. Las etiquetas de colores se refieren a cada cliente as√≠ como al tipo de tarea (escribir, investigar, o editar).

Si activas la extensi√≥n "Calendario" (en la barra lateral Men√ļ > Power-Ups), puedes incluso ver todas tus cards organizadas seg√ļn el d√≠a de la semana y organizarlas en un calendario mensual o semanal. Despu√©s, puedes usar la URL iCalendar (dentro de Power Ups > Calendario > Settings) para sincronizar esas tareas con un calendario externo.

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Crear tareas recurrentes y archivar tareas completadas con Zapier

Si tienes tareas que se repiten a menudo y no quieres estar a√Īadi√©ndolas una y otra vez, conecta Trello con Zapier, servicio de automatizaci√≥n para webapps y utilizar esta receta para programar cards cada d√≠a, cada semana o cada mes.

Puedes también enlazar Trello, Zapier y RescueTime para registrar automáticamente el tiempo que dedicas a cada tarea con estas instrucciones.

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Integra el método Kanban para gestionar proyectos de equipo

Kanban es un sistema que organiza tu flujo de trabajo visual, a menudo con tarjetas organizadas en columnas tales como "Por hacer", "En proceso" o "Hecho"). Como puedes ver, gran parte de Trello recoge inspiraci√≥n del m√©todo Kanban. Puedes coger este ejemplo de Agile y a√Īadirlo a tu cuenta de Trello ajustando las listas (que incluyen "Siguiente", "Preguntas", "Cosas a mejorar" y "Cosas incre√≠bles") para utilizarlon con tu equipo.

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Por cierto, la versi√≥n b√°sica de Trello te permite cambiar el color de fondo, pero para poner fondos con im√°genes como el de la captura de arriba necesitas Trello Gold, que cuesta 5 d√≥lares al mes o 45 al a√Īo.

Usando Trello para organización personal y familiar

En adición a tus tareas, puedes crear todo tipo de listas con la herramienta, con cualquier tipo de texto dentro. Aquí van algunos ejemplos:

Mant√©n un peque√Īo equipo o familia organizado

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Puedes usar Trello como un tablón de mensajes familiar, como puedes ver en esta plantilla. Con una lista para cada persona, cada card puede ser un simple texto de los otros miembros, un recordatorio, una tarea asignada o una propuesta, puedes incluso habilitar un power-up que permite reunir votos y contabilizarlos.

Alternativamente, en lugar de una lsita para cada persona, puedes tener una lista seg√ļn el √°rea de necesidad. Por ejemplo: listas de la compra, horarios, ideas o similar. Desde la barra lateral, puedes arrastar los avatares de los usuarios para asignarles un card.

Planear unas vacaciones

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Algunos viajes requieren much√≠simo trabajo de planificaci√≥n, con demasiados detalles que ajustar y seguir. Somos muy fans de usar TripIt para organizar autom√°ticamente el itinerario de viaje v√≠a email, pero para la planificaci√≥n, Trello viene mucho m√°s a mano. Puedes tener listas de todas tus reservas, lugares que quieres visitar, ver, listas de equipaje etc. Comparte el board con alguien con quien est√©s viajando y as√≠ ellos podr√°n a√Īadir tambi√©n sus propios cards.

Organiza una reforma casera

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Este ejemplo del propio Trello muestra como se puede organizar la reforma de una casa con la plantilla de Por Hacer, Haciendo y Hecho, pero puedes a√Īadir listas m√°s espec√≠ficas como Presupuestos, Listas de Productos, Presupuesto, DIY y etc.

Organiza una boda de principio a fin

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Planear el gran d√≠a es otro de esos proyectos descomunales y con Trello puedes organizar tu boda de manera muy visual. Tabitha Neal tiene una gran gu√≠a acerca de c√≥mo usar Trello para planear una boda, mientras que la propia Trello tiene tamb√≠en un "Wedding Command Center" que reparte el trabajo en listas para 12 meses, 10-12 meses, 8 meses y etc, seg√ļn lo que quede para la boda.

Planea una novela o un guión

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Puedes usar cards para hacer un esquema del guión para una novela o ensayo. La plantilla de arriba, sacada de Reddit, te puede ayudar.

Consigue plantillas para Trello

Como has visto, puedes usar Trello para pr√°cticamente cualquier cosa, especialmente proyectos complejos y laboriosos. ¬ŅQuieres a√ļn m√°s ideas? Puedes consultar este board con plantillas (cada card es una plantilla que puedes importar a tu cuenta), algunos board para inspirarte o estos de Trello. Adem√°s, aqu√≠ tienes informac√≠on para usar Trello como un usuario avanzado. [Enlace: Trello]

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