Muchos usamos Gmail como nuestro principal proveedor de correo electrónico, sin embargo puede ser mucho más que eso. Gmail es una herramienta perfecta para gestionar nuestra lista de tareas, notas, recordatorios, y muchos otros servicios que le darán un buen empujón a nuestra productividad.

Los navegadores tienden a devorar los recursos del equipo, sobre todo si tienes varias pesta√Īas abiertas en una misma ventana. Durante los √ļltimos meses he dejado de usar aplicaciones de listas o notas, y otros servicios que normalmente se asocian con la productividad. En lugar de eso, he tratado de convertir mi pesta√Īa de Gmail en el centro de mi productividad. As√≠ es c√≥mo funciona.

Advertisement

Utiliza etiquetas para hacer listas y notas

Las etiquetas y el motor de b√ļsqueda de Gmail son una excelente combinaci√≥n. Es algo que uso regularmente para mantener una lista de emails en una especie de portapapeles.

Advertisement

Imaginemos que recibes un mensaje de texto en Hangouts en el que alguien recomienda un buen video o libro. Puedes etiquetarlo contestando con el hashtag #LeeEsto o #VeEsto. Despu√©s, cuando quieras ver o leer algo nuevo, s√≥lo hay que buscar la etiqueta en la barra de b√ļsqueda de Gmail y aparecer√°n esas recomendaciones.

Puedes crear tus propias etiquetas y compartirlas con las personas con las que convives todos los d√≠as. Por ejemplo, se puede usar #ListadeV√≠veres para saber qu√© hace falta en tu despensa y compartir esta etiqueta con las personas con las que vives. Incluso si encuentras una buena recomendaci√≥n en otra red social, s√≥lo hay que incluirla en un e-mail con la etiqueta apropiada. Los resultados de b√ļsqueda de Gmail incluyen emails y ventanas de chat.

Tambi√©n puedes enviarte a ti mismo correos con notas incluyendo la etiqueta #MisNotas en el asunto del correo. Incluso se pueden agregar dos etiquetas para crear subcategor√≠as, por ejemplo: #MisNotas #Rese√ĪaiPhone

Advertisement

Convierte Gmail en un portapapeles

Para convertir Gmail en un portapapeles temporal utilizo una estrategia similar. En nuestro favor juega lo sencillo que es pegar una foto, texto, enlace, archivo o cualquier cosa en Gmail, y poder abrirlo desde otro dispositivo.

Advertisement

Desafortunadamente, esta práctica puede saturar la bandeja de entrada muy rápido. Aplicaciones como Mailstrom pueden ayudar a combatir esta situación, pero este no es el caso. Mi truco para evitar la saturación es usar una etiqueta para este tipo de mensajes también.

Toma poco tiempo escribir #Portapapeles en cualquiera de estos correos. Una vez a la semana busco la etiqueta en Gmail y elimino todo lo que no sirve. Una semana es más o menos tiempo suficiente para que un elemento clasificado con esta etiqueta deje de ser relevante para mi, pero cada quien puede fijar su propio límite de tiempo dependiendo del uso que le de.

Activa el gadget de calendario para organizar recordatorios y agenda

Advertisement

El calendario de Google es bastante bueno para gestionar proyectos y una de las mejores aplicaciones de su clase para equipos de escritorio. El gadget de Google Calendar puede activarse desde Configuraci√≥n > Labs. Permite ver una lista de eventos por venir, y a√Īadir eventos nuevos con la funci√≥n Quick Add es realmente f√°cil y r√°pido.

Marcar correos para una lista de tareas

Advertisement

Es muy probable que tu bandeja de entrada marque tu ritmo de trabajo diario. No debe convertirse en tu lista de tareas, pero hay formas de a√Īadir correos directamente a una lista de tareas. Lo que yo hago es marcar el mail que contiene algo que debo hacer con una estrella. Despu√©s los a√Īado manualmente a la ventana de la lista de tareas de forma que siempre los tengo a la vista.

La parte importante es eliminar la estrella inmediatamente despu√©s de a√Īadir el correo la lista de tareas. De lo contrario llegar√° un momento en el que los elementos marcados ser√°n tantos que no se podr√°n diferenciar los viejos de los nuevos.

Gestionarlo todo con enlaces r√°pidos

Quick Links (Enlaces R√°pidos) es otro gadget muy √ļtil de Gmail Labs. B√°sicamente, permite crear enlaces directos a determinados correos o a b√ļsquedas de Gmail. Si lo utilizamos regularmente, nos ahorrar√° mucho tiempo en b√ļsquedas.

Advertisement

Hasta aquí mis trucos de productividad para Gmail. Mi idea era lograr mejorar el uso que hago del servicio de correo de Google sin tener que instalar un montón de aplicaciones o extensiones. De esta manera puedo disfrutar e la misma experiencia de uso incluso aunque me conecte a Gmail desde otro equipo.

***

Psst! también puedes seguirnos en Twitter, Facebook o Google+ :)