Cómo usar las aplicaciones que ya tiene para encontrar horarios de reuniones que adaptan al horario de todos

Por lo general, se requieren reuniones de algún tipo para mantener a las empresas, organizaciones e incluso familias funcionando correctamente, pero tratando de encontrar ventanas de tiempo en Un mundo cada vez más ocupado puede ser un desafío. A medida que aumenta el número de personas que se espera que asistan a la reunión, también aumenta la dificultad para elegir un momento en el que todos sean libres. Más de nosotros estamos de vuelta en la oficina que en cualquier otro momento en los últimos tres años , y más de nosotros nos estamos reuniendo.

Sin embargo, como ocurre con muchas otras cosas en la vida, tus aplicaciones están aquí para ayudarte: encontrarás herramientas en muchos de los calendarios populares. aplicaciones, así como utilidades independientes dedicadas, que están dedicadas a ayudarle a asegurarse de encontrar un momento que funcione para todos. Es posible que no puedas garantizar que la reunión valga la pena, pero al menos puedes asegurarte de que suceda. Como beneficio adicional , puedes usar funciones desapercibidas en aplicaciones que ya tienes para programar cosas.

Gmail

Muchas reuniones se organizan por correo electrónico y, si estás involucrado en un intercambio de opiniones sobre una reunión en Gmail, puedes dejar que Todos los demás en la conversación saben cuándo estás realmente disponible. Cuando estés redactando un nuevo mensaje en Gmail en la Web, haz clic en los tres puntos abajo en la parte inferior de la ventana, luego elija Establezca un tiempo para reunirse y Ofrezca veces en las que sea gratuita.

Se abre un nuevo panel a la derecha: haga clic y arrastre sobre las áreas de su calendario donde esté disponible. Puede especificar el duración de la reunión y agregue nuevas fechas a las que ya proporcionó, usando las opciones que se encuentran a continuación. Haga clic en Próximo, agregue las notas o detalles necesarios sobre la ubicación, y elija Agregar al correo electrónico.

Las horas que ha elegido se insertan en su mensaje de correo electrónico y el destinatario del correo electrónico puede hacer clic en un espacio para establecer Actualiza la reunión en Google Calendar. Por ahora, solo funciona para reuniones individuales, si hay varias personas en la conversación por correo electrónico. , solo una persona puede hacer clic en un espacio y configurar una hora para reunirse.

Calendario de Google

Google Calendar también viene con su propia funcionalidad para que todos estén en la misma página, en todas las reuniones. Para que esto funcione en la otra reunión los participantes deben haber compartido sus calendarios contigo o deben ser parte de la misma organización que tú, todos ejecutando Google conjunto de software.

Al crear un evento en la web, agregue los invitados que asisten en el campo correspondiente y luego abra el Encuentra un tiempo pestaña. Aquí puedes ver los espacios en los días siguientes cuando todos tienen tiempo libre, al menos según sus calendarios de Google, en el derecho, puedes permitir a los invitados modificar el evento e invitar a otras personas.

Google Calendar incluso mostrará algunas horas sugeridas cuando haya lagunas en los calendarios de todos los posibles asistentes. Luego podrás continuar para crear el evento normalmente, usando los calendarios compartidos como guía, y luego las personas que has invitada pueden confirmar su asistencia .

panorama

Microsoft Outlook para Windows viene con un asistente de programación integrado: Elija Nueva reunión de la Hogar pestaña en el componente calendario de la aplicación, y verás que Asistente de programación es una de las pestañas del menú en la nueva ventana que aparece. Mostrará la disponibilidad del calendario para todos los asistentes a la reunión, aunque solo funciona si son parte de su organización.

Puedes buscar espacios gratuitos manualmente o usar el Selección automática opción en la barra de menú en la parte superior para que el software haga algunas sugerencias . asistentes opcionales, aquellos que absolutamente tienen que estar presentes y aquellos que no, e incluso buscar salas libres en su organización en el mismo tiempo.

Esto también funciona en Outlook en la web, aunque no es tan completo: cree una nueva reunión, invite a uno o más asistentes , y el software hace algunas sugerencias sobre tiempos libres en los que todos pueden reunirse. Haga clic en el Preferencias botón que aparece a la derecha para ser más específico sobre cuándo le gustaría que sea la reunión y cuánto tiempo es probable que dure último.

Aplicaciones dedicadas

Si desea una forma sencilla de sondear a los asistentes a la reunión sobre su disponibilidad, pruebe Garabatear. Los conceptos básicos son gratuitos: ni siquiera necesita registrar una cuenta, y simplemente especifica una lista de posibles espacios y luego envía envíe invitaciones por correo electrónico y haga que la gente vote cuál funciona mejor. Es muy fácil de usar, los resultados son fáciles de síguenos y podrás obtener herramientas más avanzadas a través de un plan pago.

Compañero Es otra opción freemium y es un poco más sofisticada que Doodle, que puede o no ser lo que buscas. Es fácil para integrar el servicio con sus calendarios existentes, y hay varias maneras de organizar las reuniones: Puede reenviar correos electrónicos preguntando sobre su disponibilidad para verificar su calendario, puede configurar páginas donde los usuarios voten en diferentes franjas horarias y pueda Usa la IA Sidekick para buscar momentos en los que el calendario de todos coincida.

A nosotros también nos gusta SimplementeMeet.me, que permite a los usuarios organizar hasta 500 reuniones por mes antes de pagar por el servicio, suficiente para las necesidades de la mayoría de las personas, espera. Puedes configurar fácilmente los tipos de reuniones para las que estás disponible y los espacios libres que tienes, y luego SimplyMeet.me se encarga de todo lo demás. Además, se integra perfectamente con una gran cantidad de aplicaciones de calendario y videoconferencia.