Hacer una presentación es una responsabilidad enorme y a veces noble. Afortunadamente, hay algunos consejos, herramientas y recursos que pueden ayudarle a que tus diapositivas sean más profesionales y cautivadores. Nos centramos en PowerPoint simplemente porque es el software de presentación de negocios más utilizado, pero muchos de estos principios y trucos son aplicables a otras aplicaciones de presentación.

Evita los errores más comunes de una presentación

Falta de preparación o pasión

A menudo las presentaciones no funcionan porque el presentador no practica lo suficiente o no logra transmitir la esencia de la presentación. Cuando comunicas de forma apasionada lo que quieres contar (tal vez incluso con una estructura narrativa para darle drama), el público presta atención. Para hacerlo bien, tienes que practicar mucho la presentación. De lo contrario, ni las diapositivas más hermosas te salvarán.

Lo ideal es justo lo contrario de esto de aquí arriba.

Diapositivas demasiado complejas

Es fácil de odiar PowerPoint y acusarlo de hacer malas presentaciones, pero el verdadero problema es cómo lo usamos. Las diapositivas no pueden ser un teleprompter para leer a su audiencia ni un espacio donde volcar tantos datos como sea posible. Son una ayuda visual a la comunicación visual para apoyarle a usted y a su mensaje. Casi todos los consejos de presentación pasan por los mismos tres puntos: simplicidad, un mensaje claro y significativo, y usar imágenes de calidad.

Advertisement

Las cinco reglas de Seth Godin para evitar malas presentaciones son un excelente punto de partida:

  • NUNCA escribir más de seis palabras en una diapositiva. No existe ninguna presentación tan compleja que obligue a romper esta regla. También, si es posible, no usar nunca listas. Utiliza una diapositiva separada para cada frase o idea de esa lista.
  • No incluir imágenes graciosas o cutres. Utiliza imágenes profesionales de catálogo o las mejores fotos Creative Commons que encuentres (y no te olvides de la atribución).
  • No usar transiciones, ni efecto desvanecimiento, ni giros ni nada.
  • Los efectos de sonido pueden utilizarse varias veces, pero nunca uses los efectos que vienen de serie en el programa. Busca tus propios sonidos y música y aprovechar sus efectos. Si la gente comienza a mover la cabeza con Grateful Dead al menos habrás conseguido que no se duerman, y les habrás recordado que no es una reunión típica y aburrida.
  • No distribuir copias impresas de tus diapositivas. No funcionan sin ti.

De manera similar se expresa Nancy Duarte, que ofrece una sencilla regla mnemotécnica para tus diapositivas, la regla SLIDE:

  • Simplifica
  • Libérate de los clichés
  • Información necesita énfasis
  • Diseña los elementos
  • Empatiza con la audiencia

Menos es más

Solo hay una excepción a esto, y es el tamaño de letra. La regla 10/20/30 recomienda limitar el número de slides a 10, la duración a 20 minutos y el tamaño de letra a un mínimo de 30 puntos.

Mejorar tu presentación

PowerPoint, como cualquier otra herramienta de presentación, es una ayuda visual. Lo importante es conectar la imagen a lo que se está diciendo. Como escribe Godin:

Sponsored

La clave es fácil de describir: Pones una diapositiva. La diapositiva desencadena una reacción emocional en la audiencia, que quiere saber lo que vas a decir que encaja con esa imagen. Si lo haces bien, cada vez que piensen en lo que has dicho, verán la imagen (y viceversa).

Para que tu presentación se destaque visualmente, debes elegir muy sabiamente los siguientes elementos:

Tipos de letra

Utiliza tu propia tipografía en lugar de las que vienen predeterminadas en tu computadora. Smashing Magazine tiene una lista de fuentes gratuitas de calidad, pero puedes comprar o descargar tipos de letra en muchos otros sitios. Godin compara la tipografía con “vestirse mejor o tener una tarjeta de visita más agradable. Es sutil, pero funciona”.

Imágenes

Usar siempre imágenes profesionales de calidad en lugar de cliparts casposos. Puedes comprar fotos en sitios como Getty Images o encontrar una foto libre usando el motor de búsqueda Everystockphoto.

Diagramas y formas

Los gráficos y diagramas simples pueden ilustrar o resaltar tu información mejor que el texto, pero usarlos con eficacia es complicado. Esta guía para crear diagramas para diapositivas (en inglés) te ayudará a asegurarte de que las imágenes que utilices para enfatizar sean consistentes, de tamaño adecuado y que comuniquen bien. Elegir el mejor gráfico para los datos que estás presentando es la otra cara de la moneda.

Plantillas

Una plantilla puede ser un buen punto de partida para una personalización posterior. Microsoft ofrece una colección de plantillas de PowerPoint diseñadas profesionalmente. Incluso mejores son las plantillas de efectos de texto y de imagen (hay más de 150). Incluyen diapositivas en negrita y slides que combinan gráficos con texto simple o animado e instrucciones para usarlos. VisualBee no sólo ofrece plantillas de PowerPoint gratuitas, sino que también puede diseñar automáticamente las presentaciones. Un último recurso es Slidevana. Proporciona más de 150 plantillas realmente hermosas. Cuesta 79 dólares, pero si haces presentaciones a menudo podría valer la pena la inversión.

Complementos

Potencia las funciones de PowerPoint con complementos de terceros. Los hay por decenas, desde reproductores de vídeo web a herramientas de encuestas o generadores de códigos QR como QR4Office.

Explora recursos adicionales

Por último, hay muchos otros recursos que pueden ayudarte a mejorar tus presentaciones, incluyendo otras suites para crearlas distintas de Powerpoint

Foto: Haiku Deck

Alternativas a PowerPoint

PowerPoint sigue siendo la herramienta de presentación más utilizada, pero si crees que es excesivo o su formato lineal te parece demasiado limitado hay muchas alternativas. Estos incluyen Keynote si usas Mac OS, Prezi, con su exclusiva interfaz de zoom, y Haiku Deck, que es la forma más fácil de crear presentaciones magníficas con un iPad.

Aprende de los maestros

Presentations Zen, Beyond Bullets, y Duarte son solo tres sitios donde se debaten y explican técnicas sobre cómo diseñar presentaciones efectivas.