Hacer una presentación es una responsabilidad enorme y a veces noble. Afortunadamente, hay algunos consejos, herramientas y recursos que pueden ayudarle a que tus diapositivas sean más profesionales y cautivadoras. Nos centramos en PowerPoint simplemente porque es el software de presentación de negocios más utilizado, pero muchos de estos principios y trucos son aplicables a otras aplicaciones de presentación.

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Evita los errores más comunes de una presentación

Falta de preparación o pasión

A menudo las presentaciones no funcionan porque el presentador no practica lo suficiente o no logra transmitir la esencia de la presentaci√≥n. Cuando comunicas de forma apasionada lo que quieres contar (tal vez incluso con una estructura narrativa para darle drama), el p√ļblico presta atenci√≥n. Para hacerlo bien, tienes que practicar mucho la presentaci√≥n. De lo contrario, ni las diapositivas m√°s hermosas te salvar√°n.

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Lo ideal es justo lo contrario de esto de aquí arriba.

Diapositivas demasiado complejas

Es fácil de odiar PowerPoint y acusarlo de hacer malas presentaciones, pero el verdadero problema es cómo lo usamos. Las diapositivas no pueden ser un teleprompter para leer a su audiencia ni un espacio donde volcar tantos datos como sea posible. Son una ayuda visual a la comunicación visual para apoyarle a usted y a su mensaje. Casi todos los consejos de presentación pasan por los mismos tres puntos: simplicidad, un mensaje claro y significativo, y usar imágenes de calidad.

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Las cinco reglas de Seth Godin para evitar malas presentaciones son un excelente punto de partida:

  • NUNCA escribir m√°s de seis palabras en una diapositiva. No existe ninguna presentaci√≥n tan compleja que obligue a romper esta regla. Tambi√©n, si es posible, no usar nunca listas. Utiliza una diapositiva separada para cada frase o idea de esa lista.
  • No incluir im√°genes graciosas o cutres. Utiliza im√°genes profesionales de cat√°logo o las mejores fotos Creative Commons que encuentres (y no te olvides de la atribuci√≥n).
  • No usar transiciones, ni efecto desvanecimiento, ni giros ni nada.
  • Los efectos de sonido pueden utilizarse varias veces, pero nunca uses los efectos que vienen de serie en el programa. Busca tus propios sonidos y m√ļsica y aprovechar sus efectos. Si la gente comienza a mover la cabeza con Grateful Dead al menos habr√°s conseguido que no se duerman, y les habr√°s recordado que no es una reuni√≥n t√≠pica y aburrida.
  • No distribuir copias impresas de tus diapositivas. No funcionan sin ti.

De manera similar se expresa Nancy Duarte, que ofrece una sencilla regla mnemotécnica para tus diapositivas, la regla SLIDE:

  • Simplifica
  • Lib√©rate de los clich√©s
  • Informaci√≥n necesita √©nfasis
  • Dise√Īa los elementos
  • Empatiza con la audiencia

Menos es m√°s

Solo hay una excepci√≥n a esto, y es el tama√Īo de letra. La regla 10/20/30 recomienda limitar el n√ļmero de slides a 10, la duraci√≥n a 20 minutos y el tama√Īo de letra a un m√≠nimo de 30 puntos.

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Mejorar tu presentación

PowerPoint, como cualquier otra herramienta de presentación, es una ayuda visual. Lo importante es conectar la imagen a lo que se está diciendo. Como escribe Godin:

La clave es fácil de describir: Pones una diapositiva. La diapositiva desencadena una reacción emocional en la audiencia, que quiere saber lo que vas a decir que encaja con esa imagen. Si lo haces bien, cada vez que piensen en lo que has dicho, verán la imagen (y viceversa).

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Para que tu presentación se destaque visualmente, debes elegir muy sabiamente los siguientes elementos:

Tipos de letra

Utiliza tu propia tipograf√≠a en lugar de las que vienen predeterminadas en tu computadora. Smashing Magazine tiene una lista de fuentes gratuitas de calidad, pero puedes comprar o descargar tipos de letra en muchos otros sitios. Godin compara la tipograf√≠a con ‚Äúvestirse mejor o tener una tarjeta de visita m√°s agradable. Es sutil, pero funciona‚ÄĚ.

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Im√°genes

Usar siempre im√°genes profesionales de calidad en lugar de cliparts casposos. Puedes comprar fotos en sitios como Getty Images o encontrar una foto libre usando el motor de b√ļsqueda Everystockphoto.

Diagramas y formas

Los gr√°ficos y diagramas simples pueden ilustrar o resaltar tu informaci√≥n mejor que el texto, pero usarlos con eficacia es complicado. Esta gu√≠a para crear diagramas para diapositivas (en ingl√©s) te ayudar√° a asegurarte de que las im√°genes que utilices para enfatizar sean consistentes, de tama√Īo adecuado y que comuniquen bien. Elegir el mejor gr√°fico para los datos que est√°s presentando es la otra cara de la moneda.

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Plantillas

Una plantilla puede ser un buen punto de partida para una personalizaci√≥n posterior. Microsoft ofrece una colecci√≥n de plantillas de PowerPoint dise√Īadas profesionalmente. Incluso mejores son las plantillas de efectos de texto y de imagen (hay m√°s de 150). Incluyen diapositivas en negrita y slides que combinan gr√°ficos con texto simple o animado e instrucciones para usarlos. VisualBee no s√≥lo ofrece plantillas de PowerPoint gratuitas, sino que tambi√©n puede dise√Īar autom√°ticamente las presentaciones. Un √ļltimo recurso es Slidevana. Proporciona m√°s de 150 plantillas realmente hermosas. Cuesta 79 d√≥lares, pero si haces presentaciones a menudo podr√≠a valer la pena la inversi√≥n.

Complementos

Potencia las funciones de PowerPoint con complementos de terceros. Los hay por decenas, desde reproductores de vídeo web a herramientas de encuestas o generadores de códigos QR como QR4Office.

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Explora recursos adicionales

Por √ļltimo, hay muchos otros recursos que pueden ayudarte a mejorar tus presentaciones, incluyendo otras suites para crearlas distintas de Powerpoint

Foto: Haiku Deck

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Alternativas a PowerPoint

PowerPoint sigue siendo la herramienta de presentación más utilizada, pero si crees que es excesivo o su formato lineal te parece demasiado limitado hay muchas alternativas. Estos incluyen Keynote si usas Mac OS, Prezi, con su exclusiva interfaz de zoom, y Haiku Deck, que es la forma más fácil de crear presentaciones magníficas con un iPad.

Aprende de los maestros

Presentations Zen, Beyond Bullets, y Duarte son solo tres sitios donde se debaten y explican t√©cnicas sobre c√≥mo dise√Īar presentaciones efectivas.