Trello es una herramienta de gestión de proyectos que hace que la colaboración sea sencilla y, me atrevería a decir, incluso divertida. La realidad es que sirve para casi todo, ya estés organizando proyectos en el trabajo, tareas del hogar, viajes o cualquier otra cosa. Aquí van algunas maneras en las que puedes utilizar Trello para organizarte.

Cómo funciona Trello (y por qué es increíble)

Un board de Trello es básicamente una página web que contiene listas dispuestas de manera horizontal de modo que puedas apreciar, de un vistazo, todo lo que hay en tu proyecto. Los ítems dentro de las listas, llamados cards, pueden arrastrarse y soltarse en otras listas o reordenarse.

Las cards individuales pueden contener listas de tareas, imágenes, archivos adjuntos, fechas de entrega, etiquetas de colores y comentarios de otras personas que compartan contigo el board. Puedes tener tanto boards como quieras, utilizar una para "Tareas del Hogar", por ejemplo, y otra para "Planes de dominación mundial".

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Es probable que ya te hayas dado cuenta del potencial. Los cards de Trello son como pequeños post-its en un tablero de corcho pero en formato digital, de modo que puede buscarse en ellas, compartirlas o añadir recordatorio. Puedes incluso crear cards vía mail.

Trello funciona muy bien en mi caso porque tiendo a pensar de manera muy visual, así que las imágenes y las etiquetas de colores funcionan mejor con mi cerebro que simplemente un texto. Aunque soy un gran fan de Evernote para gestionar multitud de información, últimamente me he encontrado volviendo a las listas individuales escritas en papel. Trello es un gran avance de eso, es una de esas pocas aplicaciones que consigue alcanzar un balance entre una interfaz simple y elegante al tiempo que incluye características muy potentes y flexibles.

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Se acabaron los halagos, sin embargo. Déjame enseñaros como yo y otros usuarios de Trello lo estamos usando como método de productividad.

Usando Trello para organizar proyectos y tareas

Quizá el uso más popular y obvio para usar Trello sea como gestor de proyectos y tareas, tanto para el ámbito personal como para la gestión de equipos.

Implentando GTD en Trello

El método GTD (Getting Things Done) funciona de maravilla en esta plataforma. Puedes tener boards separados para cada una de tus listas (por ejemplo, un board con "Acciones siguientes" y listas para cada contexto, como @llamadas, y un board con "Algún día/Quizá" y listas para cada categoría). También puedes hacer como yo (la captura de pantalla arriba), un gran board con todas las tareas archivadas en listas.

Por ejemplo, mi board incluye:

  • Big Picture/Proyectos: me gusta llevar seguimiento de los proyectos que tengo en ese instante, así que creo un card para cada uno y le pongo un proyecto. Así, cuando veo una tarea relacionada con ese color en otra lista, sé que es parte del mismo. También añado cards describiendo qué significa ada color, porque a veces no recuerdo si Azul pera para personal y Verde para trabajo.
  • Inbox: Descarga todas las tareas que tengas pendientes de tu cabeza a Trello y luego arrástralas en las otras listas para priorizarlas y organizarlas. También puedes añadir fechas de entrega, una descripción más detallada y adjuntar archivos.
  • NextActions: Básicamente, lo siguiente que tengo que hacer.
  • En espera: Tareas delegadas o en espera.
  • Algún día/quizá: Tareas que quiero hacer... algún día.
  • Hecho: una vez he completado la tarea, dejo aquí las cards para ver mi progreso.

Cualquier otra lista y sistema de etiquetas puede funcionar también, claro, por ejemplo utilizando una para "Esta semana" y otra para "Este mes".

Planea tu semana con listas diarias

También puedes utilizar Trello como planificador semanal, con listas para cada día de la semana. Por ejemplo, como añadido a mi board de tareas, tengo también otro semanal donde planeo qué artículos y posts necesito escribir para el día siguiente. Las etiquetas de colores se refieren a cada cliente así como al tipo de tarea (escribir, investigar, o editar).

Si activas la extensión "Calendario" (en la barra lateral Menú > Power-Ups), puedes incluso ver todas tus cards organizadas según el día de la semana y organizarlas en un calendario mensual o semanal. Después, puedes usar la URL iCalendar (dentro de Power Ups > Calendario > Settings) para sincronizar esas tareas con un calendario externo.

Crear tareas recurrentes y archivar tareas completadas con Zapier

Si tienes tareas que se repiten a menudo y no quieres estar añadiéndolas una y otra vez, conecta Trello con Zapier, servicio de automatización para webapps y utilizar esta receta para programar cards cada día, cada semana o cada mes.

Puedes también enlazar Trello, Zapier y RescueTime para registrar automáticamente el tiempo que dedicas a cada tarea con estas instrucciones.

Integra el método Kanban para gestionar proyectos de equipo

Kanban es un sistema que organiza tu flujo de trabajo visual, a menudo con tarjetas organizadas en columnas tales como "Por hacer", "En proceso" o "Hecho"). Como puedes ver, gran parte de Trello recoge inspiración del método Kanban. Puedes coger este ejemplo de Agile y añadirlo a tu cuenta de Trello ajustando las listas (que incluyen "Siguiente", "Preguntas", "Cosas a mejorar" y "Cosas increíbles") para utilizarlon con tu equipo.

Por cierto, la versión básica de Trello te permite cambiar el color de fondo, pero para poner fondos con imágenes como el de la captura de arriba necesitas Trello Gold, que cuesta 5 dólares al mes o 45 al año.

Usando Trello para organización personal y familiar

En adición a tus tareas, puedes crear todo tipo de listas con la herramienta, con cualquier tipo de texto dentro. Aquí van algunos ejemplos:

Mantén un pequeño equipo o familia organizado

Puedes usar Trello como un tablón de mensajes familiar, como puedes ver en esta plantilla. Con una lista para cada persona, cada card puede ser un simple texto de los otros miembros, un recordatorio, una tarea asignada o una propuesta, puedes incluso habilitar un power-up que permite reunir votos y contabilizarlos.

Alternativamente, en lugar de una lsita para cada persona, puedes tener una lista según el área de necesidad. Por ejemplo: listas de la compra, horarios, ideas o similar. Desde la barra lateral, puedes arrastar los avatares de los usuarios para asignarles un card.

Planear unas vacaciones

Algunos viajes requieren muchísimo trabajo de planificación, con demasiados detalles que ajustar y seguir. Somos muy fans de usar TripIt para organizar automáticamente el itinerario de viaje vía email, pero para la planificación, Trello viene mucho más a mano. Puedes tener listas de todas tus reservas, lugares que quieres visitar, ver, listas de equipaje etc. Comparte el board con alguien con quien estés viajando y así ellos podrán añadir también sus propios cards.

Organiza una reforma casera

Este ejemplo del propio Trello muestra como se puede organizar la reforma de una casa con la plantilla de Por Hacer, Haciendo y Hecho, pero puedes añadir listas más específicas como Presupuestos, Listas de Productos, Presupuesto, DIY y etc.

Organiza una boda de principio a fin

Planear el gran día es otro de esos proyectos descomunales y con Trello puedes organizar tu boda de manera muy visual. Tabitha Neal tiene una gran guía acerca de cómo usar Trello para planear una boda, mientras que la propia Trello tiene tambíen un "Wedding Command Center" que reparte el trabajo en listas para 12 meses, 10-12 meses, 8 meses y etc, según lo que quede para la boda.

Planea una novela o un guión

Puedes usar cards para hacer un esquema del guión para una novela o ensayo. La plantilla de arriba, sacada de Reddit, te puede ayudar.

Consigue plantillas para Trello

Como has visto, puedes usar Trello para prácticamente cualquier cosa, especialmente proyectos complejos y laboriosos. ¿Quieres aún más ideas? Puedes consultar este board con plantillas (cada card es una plantilla que puedes importar a tu cuenta), algunos board para inspirarte o estos de Trello. Además, aquí tienes informacíon para usar Trello como un usuario avanzado. [Enlace: Trello]

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