Durante casi una década Dropbox ha sido uno de los servicios de almacenamiento en la nube más populares y confiables en el mundo. Cuando lo comparas con otras opciones como Google Drive y iCloud, Dropbox se mantiene como la opción con uno de los mejores balances entre ser fácil de usar y un precio aceptable. Pero la verdad es que puedes hacer mucho más que simplemente almacenar archivos en esta plataforma.

Estos son 10 trucos para que te conviertas en un maestro de Dropbox y le saques el m√°ximo provecho.


Digitaliza tus documentos de papel

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Recientemente lleg√≥ a la aplicaci√≥n de Dropbox para iOS (y pronto tambi√©n llegar√° a Android) la habilidad de escanear documentos usando la c√°mara del iPhone. Y si pagas por una cuenta premium del servicio contar√°s con una herramienta llamada ‚ÄúOCR‚ÄĚ (reconocimiento √≥ptico de caracteres en un archivo), por lo que podr√°s buscar t√©rminos en el texto del documento.

Desde la pesta√Īa de ‚ÄúArchivos‚ÄĚ presiona sobre el nuevo bot√≥n de ‚Äúm√°s‚ÄĚ que deber√≠a aparecer en la parte inferior de la pantalla y toma la foto. La aplicaci√≥n deber√≠a identificar que se trata de un documento y lo resaltar√° con un borde azul, para luego darte opciones como la posibilidad de rotarlo, incrementar su contraste o crear un documento de varias p√°ginas.


Recupera tus archivos borrados

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Una de las capacidades m√°s √ļtiles pero menos conocida de Dropbox es la posibilidad de recuperar archivos borrados (siempre y cuando hayan sido sincronizados a la nube antes de borrarlos). Dir√≠gete a la interfaz desde la web y presiona en el bot√≥n de ‚ÄúArchivos borrados‚ÄĚ o busca en una de tus carpetas y haz clic sobre el icono de la papelera de reciclaje.

Los archivos borrados se mantendr√°n respaldados por 30 d√≠as, o incluso m√°s tiempo si eres de los que pagan por una cuenta de Dropbox Empresarial. Tambi√©n est√°n disponibles las versiones antiguas de tus archivos (antes de que los editaras), a los que puedes acceder desde la web de Dropbox haciendo clic derecho sobre un archivo y eligiendo la opci√≥n ‚Äúversiones anteriores‚ÄĚ.


Desconecta tu cuenta en otros dispositivos de forma remota

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No quieres que nadie ande revisando entre tus archivos de Dropbox por lo que es buena idea que uses la verificaci√≥n de dos pasos y una contrase√Īa fuerte. Si inicias sesi√≥n de forma autom√°tica en tu ordenador o navegador, aseg√ļrate de configurar un c√≥digo PIN all√≠ tambi√©n.

Tambi√©n recomendamos que cada cierto tiempo revises la lista de dispositivos que tienen acceso a tu cuenta de Dropbox. Esta la encontrar√°s en el apartado de ‚ÄúSeguridad‚ÄĚ en el men√ļ de configuraci√≥n al que puedes acceder desde la web. Y solo tendr√°s que hacer clic sobre el bot√≥n en forma de cruz para eliminar el acceso en cualquier dispositivo que no reconozcas o desees.


Haz que tus enlaces compartidos expiren

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S√≠, puede que ahora mismo quieras compartir una carpeta con Bill el del departamento de contabilidad ahora mismo, ¬Ņpero qu√© pasa dentro de un par de semanas? ¬ŅO dentro de un a√Īo? Configurar fechas de vencimiento para los enlaces que compartes es una forma bastante √ļtil para mejorar la seguridad de tu Dropbox y as√≠ evitar que despu√©s de cierto tiempo puedan acceder personas a archivos o carpetas en espec√≠fico.

Al momento de crear un enlace compartido desde la web de Dropbox haz clic en la opci√≥n de ‚ÄúConfiguraci√≥n del enlace‚ÄĚ y all√≠ selecciona cu√°ndo expira. Tambi√©n puedes hacer clic sobre la opci√≥n de ‚ÄúEnlaces‚ÄĚ que se ubica en el panel que se ubica al lado izquierdo de la pantalla para desautorizar el acceso a un enlace activo, o configurar una fecha de vencimiento.


Guarda tus fotos de Instagram y Facebook en Dropbox

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Gracias a nuestro viejo amigo IFTTT, el cual funciona bastante bien con Dropbox, y con la receta correcta podrás guardar tus fotos de Facebook o Instagram de forma automática en la nube. Y en realidad podrás usar IFTTT para asociar tu cuenta de Dropbox a un montón de otras aplicaciones si así lo deseas.

IFTTT también podrá hacer que se suban a la nube tus fotos de forma automática en Dropbox cada vez que las tomes, una función que hasta hace poco tiempo todos los usuarios de Dropbox podían aprovechar, pero ahora está limitada a los usuarios que sean premium. Esto lo podrás hacer configurando IFTTT en tu iPhone o Android.


Solicita archivos de otras personas

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Compartir archivos en Dropbox es algo muy f√°cil de hacer, ¬Ņpero qu√© pasa con pedir archivos de otras personas? El a√Īo pasado Dropbox estren√≥ una herramienta que le permite a cualquier persona, ya sea usuario de Dropbox o no, enviar archivos a tu cuenta sin necesidad de iniciar sesi√≥n o complicarse la vida.

Solamente tienes que acceder a www.dropbox.com/requests y crear una solicitud. El sistema te pedir√° que especifiques una carpeta en la que recibir√°s los archivos y puedes configurar una fecha l√≠mite si lo deseas. Despu√©s, Dropbox te facilitar√° un enlace que podr√°s compartir con quien quieras. Lo mejor es que los archivos que lleguen a ti a trav√©s de ese enlace √ļnico solo podr√°n ser vistos por ti.


Borra tus archivos locales para liberar espacio

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Gracias a la nueva caracter√≠stica de sincronizaci√≥n selectiva que Dropbox lanz√≥ el a√Īo pasado para sus clientes de escritorio, ahora es posible borrar las copias locales de tus archivos y mantenerlas solo en la nube. Lo √ļnico que necesitas hacer es desmarcar la selecci√≥n de la carpeta que desees una vez que la subas a la nube en la aplicaci√≥n para el escritorio que tienes instalada en Windows o Mac.

Eso s√≠, no elimines el archivo de tu disco duro porque eso borrar√° tanto la copia local como la que se encuentra en la nube. Si tienes archivos que no necesitas todo el tiempo pero quieres mantenerlos almacenados en alg√ļn sitio esto es una buena opci√≥n.


Protege la aplicación móvil con un PIN

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Puedes proteger la aplicación móvil de Dropbox usando un código PIN, por si estás preocupado de que alguien acceda a tus archivos. Es algo tan sencillo como un PIN de 4 dígitos que tendrás que introducir en la aplicación cada vez que quieras acceder a tus archivos. También podrás elegir que se borren todos los archivos almacenados en local en tu móvil si introducen un código PIN erróneo más de 10 veces seguidas, su deseas. Y si tu dispositivo cuenta un sensor de huellas dactilares puedes usarlo para acceder a la app en lugar de un PIN.


Prueba las versiones en desarrollo (betas)

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Si quieres ser de los primeros que puedan probar las nuevas características que Dropbox incluirá en su plataforma, entonces puedes registrarte para probar las versiones de desarrollo (beta) de su aplicación de escritorio. Normalmente son bastante estables, pero recuerda que estás probando software en desarrollo bajo tu propio riesgo.

Esta es una buena forma de obtener acceso a las mejoras y nuevas funciones que llegar√°n a Dropbox mientras sus desarrolladores las est√°n probando. En el men√ļ de Configuraci√≥n desde la versi√≥n web podr√°s marcar una casilla que te ofrece la posibilidad de ser incluido en los lanzamientos de versiones beta, y tambi√©n podr√°s encontrar una opci√≥n similar en el men√ļ de Configuraci√≥n de la aplicaci√≥n de Dropbox para Android.


Toma notas usando Dropbox Paper

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Y hablando de versiones en beta, ‚ÄúPaper‚ÄĚ es una herramienta para tomar notas (bastante inspirada en Google Docs) que Dropbox est√° desarrollando y actualmente se encuentra en fase de pruebas. Si solicitas una invitaci√≥n para probar Paper desde la versi√≥n web de Dropbox podr√°s obtener acceso a la herramienta.

Podr√°s realizar anotaciones y hasta aplicar diferentes formatos a tu texto, a√Īadir im√°genes, tablas o listas de quehaceres, adem√°s de dividir tus documentos en diferentes carpetas. Se parece mucho a herramientas como Evernote y OneNote, con la simple diferencia de que se har√° bastante √ļtil si trabajas y la usas en conjunto con otros usuarios de Dropbox.


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