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Aquí tienes un consejo de productividad que cualquier trabajador podría incorporar a su rutina diaria de correo electrónico, cortesía de la comediante y escritora Franchesca Ramsey: resume los emails más largos arriba del todo para que los destinatarios sepan de antemano qué van a encontrarse.

“[En Upworthy siempre] empezábamos los correos largos con un pequeño resumen en la parte superior para saber si necesitabas leer todo [el texto]”, tuiteó Ramsey en un hilo sobre trucos para el correo electrónico que vale la pena leer. Por ejemplo, “TLDR (Too Long Didn’t Read): los gastos se están descontrolando, usad ‘XYZ’” y luego el email completo a continuación.

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Es la misma técnica de comunicación que emplean los militares, quienes la conocen como BLUF (Bottom Line Up Front). Kabir Sehgal, un veterano de la Marina de los Estados Unidos, escribe en Harvard Business Review:

Los profesionales militares empiezan sus correos electrónicos con una breve declaración destacada llamada BLUF. (Sí, tratándose del ejército, hay un acrónimo para todo). El BLUF explica el propósito del correo electrónico y la acción requerida, y debe responder brevemente a cinco preguntas: quién, qué, dónde, cuándo y por qué. Un BLUF eficaz destila la información más importante para el lector.

Como indica Sehgal, disponer de un resumen arriba ayuda a la gente a decidir si necesita leer el correo sin perder el tiempo (y aun así se obtiene la información más importante). Él ya no está en el ejército, pero aún empieza sus emails con un “Bottom Line”. Tú puedes usar el “TLDR” de Ramsey.

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Por ejemplo, puedes comenzar un email con “TLDR: Los viernes 8 y 22 de junio saldremos a la 1 pm” y luego explicar los motivos de esta política y cualquier otra norma o restricción.

Otros consejos militares útiles: aprovecha el asunto para decirle al destinatario qué tipo de acción se requiere de su parte (por ejemplo, “Acción” o “Decisión”) y hazle saber claramente cuándo necesitas una respuesta. De esta forma, no quedarán ambigüedades al azar.