Microsoft ha tenido una idea interesante. Ya que no consigue lograr que usemos terminales Windows Phone, ha creado su propio ecosistema de trabajo para que lo usemos sea cual sea nuestro dispositivo. Ese ecosistema se llama Office 2016, y ya hemos tenido nuestro primer contacto con él.

Como un par de zapatos viejos

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A día de hoy, hay muchas alternativas a la archiconocida suite de oficina. Algunas son estupendas, otras además son libres, y muchas de ellas son más asequibles. Sin embargo, Office tiene el encanto de unos zapatos viejos o de nuestra primera habitación. Es cómodo y todo da la sensación de estar en el mismo sitio en el que lo dejamos la última vez.

A menos que hayas vivido en una cueva los últimos 25 años o seas un ortodoxo radical del software libre, es prácticamente imposible que no hayas usado nunca Word, Excel o Powerpoint. Esa familiaridad de las aplicaciones que forman Office y sus menús es importante porque reduce al mínimo la curva de aprendizaje. A nivel de manejo, Office 2016 es prácticamente un calco de la versión 2013. Es más bonito, más limpio, y probablemente más estable. De momento no se nos ha colgado nada ni se nos ha cerrado la aplicación de turno de forma imprevista, y eso ya es mucho.

A nivel de seguridad, Office 2016 traerá verificación en dos pasos y un sistema para compartir datos de forma segura entro de una red empresarial, pero eso cuando llegue la versión profesional. De momento estamos probando la versión Home (Hogar). Sí, a mi también me gusta instalarme las versiones de cualquier cosa que acaben en Pro, pero este Office tiene más que de sobra para cualquier usuario o para pequeñas oficinas.

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Multiusuario y multidispositivo en tiempo real

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La licencia Hogar estándar de Office 2016 se puede instalar en cinco dispositivos de escritorio, cinco tabletas, y cinco smartphones. Eso es mucho. No es que en Microsoft se hayan vuelto locos de repente y estén tirando la casa por la ventana. La razón para tanta generosidad es asegurar su posición en OSX, iOS y Android. El primer paso era regalar las aplicaciones en sistemas operativos móviles. El segundo es ofrecer un servicio adicional que permite acceder a una oficina virtual desde cualquier lugar.

Microsoft no está descubriendo América con ello ni mucho menos, pero hay que concederle una cosa: funciona muy bien. En el momento en el que guardas un archivo en OneDrive, ya puedes abrirlo desde el iPhone o desde una tableta android y hacer cualquier cambio. Al guardar, simplemente nos avisa del cambio en todos los dispositivos que tengan el documento abierto. No hay que configurar nada. Sencillo y muy cómodo.

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Lo mismo se aplica a la colaboración en tiempo real. Desde un botón en la esquina superior derecha de Word, Excel, OneNote o Powerpoint podemos acceder a un menú para agregar autores a un documento o cambiar sus permisos sobre la marcha. La ventana de historial de modificaciones ahora es bastante más aclaratoria.

En el caso de la versión pro, Skype for business se integra en Office 2016 de manera que podemos chatear o hablar con los demás autores sin perder de vista el documento.

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Mejor en Windows 10

Hemos comenzado a probar Office 2016 en OSX. La licencia de Office 365 es la misma, y el software se descarga desde la propia página de Microsoft, que es la encargada de detectar nuestro sistema operativo. La versión OSX pesa 1,1 GB.

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Aunque las aplicaciones son las mismas y funcionan igual, Office 2016 funciona mejor bajo Windows 10. La razón es una serie de complementos exclusivos del sistema Operativo de Microsoft. No se puede culpar a la compañía por barrer para casa en este sentido. El primer complemento es obvio: Cortana. El asistente de voz de Windows 10 se integra con Office 2016 especialmente en Outlook, donde toma el control de nuestras citas y eventos del calendario. También permite tomar notas de voz en OneNote.

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El segundo complemento es Hello. Basicamente es un software de inicio para gestionar elementos biométricos, si nuestro equipo los tiene. Eso permite registrarnos en nuestro PC usando, por ejemplo, un lector de huellas dactilares, pero gestionado desde Windows 10 y Office.

Si usamos dispositivos Windows Phone, una aplicación llamada Continuum permite proyectar la pantalla de nuestro smartphone en cualquier equipo Windows 10 o en un monitor y usar las aplicaciones Office en formato PC.

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¿Merece la pena?

Depende del uso que le des a aplicaciones de oficina. Si solo abres Word de vez en cuando hay opciones mucho más baratas y la suscripción a Office 365, que cuesta 10 euros al mes, no tiene mucho sentido. Por otro lado, Office 2016 no se diferencia tanto de Office 2013 si ya lo tienes.

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Sin embargo, si trabajas a menudo con estas aplicaciones (sea porque eres estudiante o un profesional independiente) Office 2016 Hogar te da la tranquilidad de no tener que preocuparte de guardar los archivos para luego localizarlos en el repositorio en nube de turno. Empiezas un documento Excel en el móvil, llegas a casa, abres Excel y ahí está.

En cuanto a las nuevas herramientas colaborativas en tiempo real, pueden ser muy útiles para pequeñas empresas o grupos de emprendedores. Lo mejor de Office 2016, en el poco tiempo que llevamos probándolo, es que nos es perfectamente familiar, pero sin los malos recuerdos de los fallos que plagaban las anteriores versiones, y con el añadido de poder usarlo de verdad en todas partes y con cualquiera.

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