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Cómo escribirle un email a alguien con quien no has hablado en mucho tiempo

¿Qué haces cuando necesitas escribirle un email a alguien con quien no has hablado en mucho tiempo?
Foto: Pixabay (Pexels)

Como bien saben todos, no tenemos suficiente tiempo hoy en día. No solamente tenemos que ir al gimnasio, salir con amigos, pasar tiempo con nuestras parejas y comer con la familia, sino que también tenemos que cultivar nuestras relaciones profesionales. A menudo, varios de nosotros fallamos en esta última actividad, lo cual nos crea un problema cuando, por alguna razón, tenemos que escribirle un email a esa persona con la que hemos perdido el contacto.

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Pero, ¿cómo le escribes un email a una persona con la que no has hablado en mucho tiempo? De acuerdo con Rebecca Zucker, asesora de ejecutivos de negocio, es una situación común. En algún momento de nuestras vidas, vamos a encontrar que necesitamos la ayuda de alguien. Las razones varían. Quizá necesites que te presenten al gerente en su empresa que está contratando para una posición en su equipo. También es posible que sean un experto en el sector sobre el que tienes que aprender rápidamente. 

“Construir y cuidar nuestras redes personales y profesionales es esencial para el éxito en nuestras carreras”, escribe Zucker en Harvard Business Review. “Hay investigaciones que demuestran que las redes robustas conducen a mejores oportunidades, más oportunidades de ascenso y mejores posiciones [sociales], entre otros beneficios”.

No obstante, si necesitas ayuda de alguien y temes escribirle un email por la falta de contacto a lo largo de los años, no tienes por qué estar nervioso, según Zucker. Solo tienes que tener el cuenta lo siguiente.

Cambia tu perspectiva

Zucker dice que muchas veces las personas sienten vergüenza al escribirle a estas personas por una simple razón: nadie quiere parecer un individuo que solamente se pone en contacto cuando necesita un favor. Este pensamiento a menudo impide la retoma de contacto.

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“Cambiar cómo ves la acción de contactar con esta persona puede ayudarte a sentir menos incomodo a la hora de contactar”, afirma Zucker. “Yo siempre le recuerdo a mis clientes, ‘¿Sabes que? Ellos tampoco te han contactado en más de 10 años. Quizá les alegre mucho saber de ti’”.

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Por lo tanto, considera tus acciones algo positivo. Si te ayuda a superar la vergüenza, piensa que hay una responsabilidad mutua en la pérdida de contacto.

Reconoce la falta de contacto

Actuar como si no ha pasado nada lamentablemente no funciona en esta situación. De acuerdo con Zucker, reconocer que no ha habido contacto en mucho tiempo ayuda a reducir la tensión. Si la persona es alguien de la universidad, podrías intentar poner una frase graciosa en el asunto del email, como “El regreso del pasado”.

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Sin embargo, si la relación era más formal y la persona es un antiguo jefe o cliente, puedes escribir un asunto más directo. Por ejemplo, “Retomando el contacto” es una posibilidad. Después de escribir el asunto apropriado, pon la otra persona al día con tu vida profesional a principio del mail. Esto ayudará a la otra persona entender mejor el porqué has decidido ponerte en contacto con ellos.

Cuida tu tono

Es importante no dar la impresión de que estás muy desesperado o parecer muy exigente, comenta Zucker. Esto puede dañar las posibilidades de que la persona te ayude o cambiar la percepción que tienen de ti. Por lo tanto, es importante escribir en un tono seguro, dando la impresión de que no tienes duda de lo que estás pidiendo es algo que la otra persona puede hacer con facilidad. Sin embargo, también es importante mencionar en el email que sabes que están muy ocupados.

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Una solución es decir algo como, “Por favor, infórmame si necesitas algo más de mí para este tema”. Quizá la persona te diga que le ayudaría si escribieras un email para pueden reenviarlo o que le proporciones más información.

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Dale a la otra persona un salida

A muchos de nosotros no nos gusta decir que no, ya que puede ser incómodo. Hay muchos motivos por los cuales la persona a la que escribes no te pueda ayudar, como la falta de tiempo, por ejemplo. Por lo tanto, deja claro que entiendes si no te pueden ayudar en este momento. En el caso de que le estés preguntando a la persona que te presente a otra, Zucker comenta que podrías escribir algo así:

“Sé que estás muy ocupado, así que si no es buen tiempo para ti (o si sientes que no conoces a esta persona tan bien como para poder presentarme), lo entiendo”.

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Ofrece devolver el favor

Lo mejor es estas interacciones es evitar que parezcan una transacción. Puedes hacer esto si ofreces devolverle el favor a la otra persona. Simplemente tienes que decir algo como, “Por favor, si te puedo ayudar ahora o en el futuro, no dudes en decírmelo”. Además, esta frase te ayuda a mejorar y fortalecer la relación.

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Muestra gratitud

Es importante demostrarle a la otra persona que estás agradecido por su ayuda, independientemente de si te ayuda conseguir tu objetivo final. Una forma es mediante una nota escrita en la cual mencionas que agradeces su respuesta y que te alegras de estar en contacto de nuevo.

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Si su ayuda de verdad te fue útil, sería un buen gesto mandar un pequeño regalo, tal como una botella de vino o una tarjeta regalo para su cafetería favorita, dice Zucker.

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Mantén el contacto

Después de escribir el email, ya te has quitado lo difícil. Lo que sigue, sin embargo, también es importante. Trabaja en mantener el contacto con esa persona. Hay varias formas de hacer esto. Puedes añadirla a tu listado de tarjetas navideñas, conectar en LinkedIn o invitarles a tomar un café si trabajas cerca de ellos.

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Las conexiones son importantes. Todos necesitamos ayuda alguna vez u otra en esta vida y nunca se sabe quién estará en una posición para ayudarnos. No dejes que la falta de contacto te desanime, ya que no puedes cambiar lo que ya ha pasado. Pero sí cuida tus contactos profesionales y personales, y cuando sea posible, haz lo que puedas para ayudar a otros también.

[Harvard Business Review]

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